Bisniskuy.com – Tahukah kamu bahwa sampai sekarang banyak yang masih bingung tentang pengertian payroll adalah bla bla bla. Saat ini, beragam jenis usaha mulai bermunculan dan mengalami perkembangan secara signifikan, perkembangan bisnis tersebut tentu sejalan dengan berkembangnya jumlah karyawan. Kehidupan para karyawan tersebut bergantung pada pemberian gaji bulanan secara rutin.
Namun, masalah yang kerap kali terjadi yaitu proses perhitungan gaji yang memakan waktu cukup lama, kesalahan dalam menghitung jumlah gaji, keterlambatan penerimaan gaji, dan permasalahan lainnya.
Bagi para pemilik usaha, tentu sudah menyadari permasalahan tersebut, dan harus ada solusi yang dilakukan. Salah satu solusi yang bisa digunakan untuk mengatasi permasalahan tersebut yaitu dengan menggunakan sistem payroll, lalu apa pengertian dari payroll? Berikut penjelasan lengkapnya.
Pengertian Payroll Adalah?
Pengertian payroll adalah sebuah sistem administrasi penggajian perusahaan yang memiliki karyawan, bisa juga diartikan sistem payroll merupakan aplikasi yang bertujuan untuk memudahkan staf HRD suatu perusahaan dalam melakukan proses perhitungan gaji karyawan. Perhitungan tersebut diberikan berdasarkan hasil dari perhitungan gaji pokok, uang transport, uang lembur, dan uang makan.
Proses perhitungan gaji karyawan akan sangat memakan banyak waktu apabila dilakukan secara manual, apalagi jika perusahaan tersebut memiliki jumlah karyawan yang banyak, padahal proses penggajian harus dilakukan secara tapat dan akurat.
Mengapa Perlu Menggunakan Sistem Payroll?
Penggajian karyawan harus dilakukan secara teratur dan akurat tanpa ada kesalahan. Sehingga, sangat penting bagi perusahaan untuk menggunakan sistem payroll, terlebih apabila perusahaan tersebut merupakan perusahaan besar dengan jumlah karyawan yang banyak.
Dengan adanya sistem atau aplikasi payroll tersebut, perusahaan tidak perlu merasa khawatir akan terjadinya sebuah kesalahan dan pengiriman gaji karyawan, karena dengan menggunakan sistem payroll semua proses penggajian karyawan dapat diselesaikan secara langsung oleh sistem payroll tersebut.
Manfaat Menggunakan Payroll
Jika Anda memanfaatkan sistem payroll, tentu saja proses perhitungan gaji karyawan dapat diselesaikan dengan waktu yang sangat singkat, sehingga sangat memungkinkan divisi finance dan HRD bisa mengerjakan pekerjaan lainnya dengan produktif.
Sistem payroll bisa diintegrasikan dengan sistem absensi dan cuti karyawan, sehingga apabila terdapat karyawan yang tidak masuk kerja akan secara oomatis mendapatkan potongan gaji.
Proses perhitungan gaji karyawan juga bisa dilakukan secara otomatis, baik gaji pokok, tunjangan kerja, uang transportasi, uang makan, bonus, dan lain-lain. Hal tersebut tentu akan sangat menghemat waktu.
Selain dapat menghemat waktu, manfaat utama menggunakan payroll yaitu menghemat tenaga karyawan, menekan pengeluaran perusahaan untuk biaya gaji karyawan, dan dapat menghindari sebuah kesalahan.
Coba bayangkan saja, secara manual, untuk menghitung gaji 100 karyawan tentu akan membutuhkan staf HRD 3-5 orang. Namun dengan adanya sistem payroll, maka perusahaan hanya akan membutuhkan 1-2 staf HRD.
Keuntungan Menggunakan Payroll
Terdapat beberapa keuntungan dari menggunakan sistem payroll, salah satunya yaitu perusahaan tidak perlu merasa khawatir adanya kesalahan dalam perhitungan dan pengiriman gaji karyawan. Karena semua proses perhitungan gaji tersebut bisa dilakukan oleh sistem payroll. Berikut penjelasan keuntungan dari menggunakan sistem payroll.
-
Menghemat Waktu
Proses perhitungan gaji, penyetoran uang gaji dan juga pembayaran gaji karyawan merupakan tugas HRD yang tidaklah mudah dilakukan. Apalagi jika jumlah karyawan dalam perusahaan tersebut tidaklah sedikit. Menggunakan payroll tentu akan sangat menghemat waktu untuk melakukan semua rangkaian proses tersebut.
Sehingga HRD pun bisa melakukan pekerjaan lainnya, karena banyak sekali perhitungan rumit yang perlu diselesaikan, seperti, Multi Salary Group, E-Pay Slip, BPJS Calculation, Mixed, dan lain sebagainya. Jadi dengan adanya payroll tentu akan sangat menghemat waktu.
-
Menghitung Potongan dan Jumlah Gaji Karyawan
Payroll memiliki kemampuan menghitung gaji karyawan. Proses awal yaitu menentukan gaji kotor, sehingga nantinya sistem payroll akan melakukan perhitungan pemotongan gaji secara otomatis, pemotongan gaji tersebut beragam jenisnya, seperti pajak, asuransi, dan BPJS.
Semua jenis potongan tersebut akan dijumlahkan dan dimasukkan langsung ke data setiap karyawan, sehingga sistem akan secara otomatis melakukan perhitungan keseluruhan gaji setiap karyawan dan selanjutnya akan dikirim ke rekening masing-masing karyawan.
-
Self-Service
Apabila suatu perusahaan menggunakan sistem payroll, para karyawan bisa melakukan akses data informasi terkait jumlah gaji, potongan, bonus, dan informasi lainnya secara mandiri. Fitur yang disediakan oleh payroll tersebut bisa digunakan oleh karyawan untuk mengajukan suatu permohonan secara otomatis tanpa melalui HRD.
Sekarang ini, semua sistem payroll telah berbasis cloud, sehingga karyawan bisa mengakses sistem payroll di manapun dan kapan pun, asalkan terhubung dengan koneksi internet. Sistem payroll juga akan otomatis terupdate apabila ada perubahan kebijakan pajak. Sehingga, perhitungan gaji karyawan akan selalu bisa disesuaikan dengan ketentuan pajak terbaru.
-
Mampu Mengupdate Data Secara Otomatis dan Aman
Jika suatu perusahaan menyimpan data atau berkasnya secara manual, tentu akan memakan banyak waktu, sulit dilakukan, dan tentu saja membutuhkan banyak kertas. Selain itu hal tersebut juga akan membutuhkan tempat penyimpanan yang banyak.
Dengan adanya sistem payroll, sudah pasti bisa menjadi solusi dari permasalahan tersebut, karena sistem payroll merupakan software yang dijalankan oleh sistem yang cukup dioperasikan di perangkat computer. Sehingga perusahaan tidak perlu menyediakan ruang penyimpanan berkas yang banyak.
Data lama yang sudah tidak terpakai juga bisa dihapus dengan mudah. Hal dalam pemberian kompensasi karyawan juga bisa diselesaikan dengan mudah oleh sistem payroll.
-
Dapat Disesuaikan dengan Kebutuhan Perusahaan
Setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda-beda, maka setiap perusahaan harus menyesuaikan fitur yang disediakan oleh sistem payroll dengan kebutihan perusahannya.
Sebagai contoh, pada perusahaan dalam skala kecil tentu hanya membutuhkan fitur yang sedikit dibandingkan dengan perusahaan besar, karena pada perusahaan kecil jumlah karyawan yang dimiliki juga lebih sedikit. Sedangkan pada perusahaan besar jumlah karyawan lebih banyak dan kebutuhan fitur di sistem payroll sudah pasti lebih banyak.
-
Membuat Formulir Pajak
Sistem payroll juga mampu untuk membuat formulir pajak yang dibutuhkan bagi perusahaan dan karyawan. Formulir pajak tersebut bisa dicetak atau dikirimkan langsung ke pihak yang bersangkutan.
Jika sebelumnya proses tersebut bisa mengeluarkan biaya ongkos pengiriman dan membutuhkan banyak waktu, maka ketika menggunakan payroll hal tersebut bisa menjadi lebih ekonomis dan efisien.
-
Membuat Laporan Sesuai Kebutuhan Perusahaan
Perusahaan memiliki berbagai jenis transaksi. Jenis transaksi tersebut bisa akan membutuhkan sebuah laporan yang mudah untuk dibaca dan dianalisa oleh pihak perusahaan. Pihak perusahaan bisa konsultasi dengan pihak Accounting untuk membuat laporan transaksi di sistem payroll secara detail dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Sistem pembuatan laporannya juga sangat mudah dilakukan, cukup dengan cara memasukkan data secara lengkap, hasil perhitungan slip gaji akan tampil seketika. Hasil perhitungannya juga sudah pasti akurat dan sesuai dengan perkembangan peraturan pemerintah yang berlalu.
Dapat disimpulkan, pengertian payroll adalah suatu sistem atau aplikasi yang digunakan untuk mengelola data karyawan dan proses penggajian karyawan. Manfaat yang didapatkan yaitu, aman, praktis, akurat (terutama jika sistem payroll tersebut telah berbasis cloud).